Viele Konzerne schleppen unnötig komplizierte konzerninterne Verträge mit sich herum. Dabei macht es einen Unterschied, ob solche Verträge 25 oder 15 Seiten haben, auch wenn man sie alle mit einem Knopfdruck ausdrucken kann. Der erste Schritt sollte deshalb sein, die sprachlichen Empfehlungen im Handbuch der guten Vertragssprache umzusetzen. Dadurch werden alle Verträge sofort um 20% kürzer. Das ist gerade bei konzerninternen Verträgen auch leicht möglich, weil es dort keinen echten Vertragspartner gibt, mit dem man solche rein redaktionellen Änderungen mühsam abstimmen muss.
Was kann man aber noch tun?
Methode 1: Verweise in konzerninternen Verträgen dynamisch auf eine zentrale Regelung zur Vergütung, die vom Controlling geführt wird!
Die Vergütung wird bei konzerninternen Verträgen in aller Regel ohnehin vom Controlling vorgegeben. Wenn feste Preise vereinbart sind, werden sie meistens nach dem Cost-Plus-Five-Grundsatz berechnet. Dann kann man im Vertrag dynamisch auf die vom Controlling berechneten Beträge verweisen. Gleiches gilt, wenn konzerninterne Leistungen auf Basis von Tagessätzen vergütet werden. Auch dann soll meistens der Tagessatz gelten, der vom Controlling auf Basis der konzerninternen (Voll-)Kosten jährlich berechnet und aktualisiert wird.
Das aktuelle zentrale Kostendokument sollte vom Controlling als pdf so abgelegt werden, dass alle Business Owner es einsehen können und idealerweise auch der Wirtschaftsprüfer (Sharepoint!).
Wenn man es so macht, erspart man sich bei konzerninternen Verträgen die lästigen jährlichen Updates wegen Kostenanpassungen, jährliche Unterschriftenläufe und das regelmäßige Heraussuchen und Zuschicken von Verträgen an andere Abteilungen und den WP.
Mehr zu Verweistechniken im Vertrag und zur sprachlichen Vereinfachung im Handbuch der guten Vertragssprache.